日本国内の非居住者や外国法人が国内源泉所得の支払いを受ける場合、この源泉徴収される所得税や復興特別所得税に関して、租税条約のしたがって軽減か免除を受けたいのなら、「租税条約に関する届出書」の提出が必要となります。
この届出書は、書式がその支払いの内容によって異なり、（１）配当で生じた所得税か復興特別所得税の免除・軽減（様式1）（２）利子で生じた所得税か復興特別所得税の免除・軽減（様式２）（３）使用料で生じた所得税か復興特別所得税の免除・軽減（様式３）と分かれます。
所得の支払者が正副2枚を書いて、最初にその所得の支払いを受ける日の前の日までに源泉徴収義務者、すなわち支払者を通してその支払者の納税地の管轄税務署長宛てに提出します。
支払者の納税地の管轄税務署宛てへの「租税条約に関する届出書」の提出がなかったら、その支払いの時に国内法の規定による源泉徴収を行うこととなりますが、後で支払者を通して「租税条約に関する届出書」とともに「租税条約に関する源泉徴収税額の還付請求書（様式11）」を支払者の管轄税務署長宛てに提出したら、軽減化免除の適用をうけた場合の源泉税額と日本国内法での源泉税額の差額の還付が請求できます。
この提出した届出書の内容に変動があったら、変動を起こした事項などを書いた届出書を提出しなければなりません。
この変動の内容が、配当で生じた所得税の軽減をもらう場合の「元本の数量」の増減などの特殊の場合は、変動に関する届出書の提出は省略できます。
租税条約の適用に対し、条約の特典の適用が可能な居住者についての条件が定められている租税条約の規定、「特典条項」がある租税条約の場合も、取扱自体は共通事項と同じですが、届出書の他に「居住者証明書（相手国の居住者であることを証明。原本提出か源泉徴収義務者に提示）」と「特典条項に関わる付表（様式17）」の提出が必要です。
特典条項に関わる付表は、租税条約の適用の対象に含まれる居住者であるかを判断する書類で、特典条項がある租税条約の対象となりたいと思う場合に届出書を添えて提出してください。
支払者が原本を提示してもらった場合は、「証明書の作成年月日」「確認日」「確認者の名前」「確認した旨」を「租税条約に関する届出書」の「その他参考となるべき事項」に書き、居住者証明書のコピーを作成して提示の日から5年間保存する義務があります。ここでの居住者証明書は提示の日前1年以内の作成物に限られます。
相手国と日本の間で課税法上の取扱いが違う法人などに当たる場合は、、「外国法人の株主等の名簿兼相手国団体の構成員の名簿（様式16）」を添えて租税条約の適用の対象となれる人を明らかにすることが必須です。